7 claves para crear un plan de contingencia efectivo

Un plan de contingencia es una estrategia que permite a las empresas estar preparadas para afrontar situaciones imprevistas o de crisis que puedan afectar a su funcionamiento normal, imagen, poner en peligro su supervivencia y que requiere ejecutar acciones rápidas y concretas.

La creación de un plan de contingencia es esencial para minimizar los riesgos y mantener la continuidad del negocio gracias a que el personal sabe exactamente qué hacer y cómo actuar ante diferentes escenarios, reduciendo el impacto de la situación y permitiendo a la empresa recuperarse más rápidamente.

A continuación, os presentamos los 7 claves básicas para crear un plan de contingencia efectivo:

Clave 1: Identificación de los riesgos
Lo primero es identificar los riesgos que pueden afectar a la organización y dependerá de su actividad, sector, ubicación, considerando no solo aquellos riesgos que afecten a su actividad como a los de su entorno social: Ejemplos: Incendios, desastres naturales, fallos en los sistemas informáticos, problemas de suministro de proveedores, conflictos laborales, o contaminación ambiental alimentaria, etc.

Clave 2: Evaluación de los riesgos
Una vez identificados los riesgos, es importante evaluar su impacto potencial en la empresa y en su entorno. Esto permitirá establecer prioridades y definir las medidas necesarias para eliminar, reducir y minimizar los efectos de los riesgos. Incluso identificar la necesidad de establecer Planes de Contingencias específicos para cada riesgo de interés.

Clave 3: Definición de procedimientos. Planificación de Estrategias
Una vez evaluados los riesgos, es necesario definir y planificar los procedimientos necesarios para hacer frente a cada riesgo.  Esto incluye la elaboración de protocolos de seguridad, planes de evacuación, planes de comunicación internos de la empresa o externo como puede ser hacia las autoridades Protección Civil, Seguridad, sanidad…, entre otros.

Clave 4: Designación de personal
Es importante definir a las personas encargadas de ejecutar el plan de contingencia en cada situación de crisis. Esto debe incluir al personal de seguridad, equipo de informática, personal de comunicación, etc. Sin descartar, en función de la categoría del evento, la creación de un comité de crisis, integrado, al menos por un responsable de comunicación y un responsable de cada una de las áreas afectadas y de los departamentos clave de la empresa.

Clave 5: Comunicación y formación del plan
Un plan de contingencias desconocido carece de utilidad y solo puede generar caos y confusión. Por ello, una vez definido el plan de contingencia, es esencial e imprescindible comunicarlo a todo el personal y que cada empleado conozca sus responsabilidades y los procedimientos a seguir en caso de una situación de crisis.

Clave 6: Capacitación del personal
Además de comunicar el plan de contingencia, es importante formar al personal para que sepa cómo actuar en cada situación de crisis. Esto incluye la realización de simulacros con la frecuencia y alcance que se determine, según los riesgos de que se trate y las acciones que se definan en el Plan de Contingencias: evacuación, capacitación en primeros auxilios y comunicación, entre otros.

Clave 7: Revisar y actualizar el plan
Por último, es fundamental revisar y actualizar periódicamente el plan para asegurar su efectividad. Los cambios en la empresa, como la incorporación de nuevos empleados o la adopción de nuevas tecnologías, actividades o normativas de aplicación pueden requerir modificaciones en el plan de contingencia.

En CRSCONTROL sabemos de lo relevante que es para una empresa estar preparada para afrontar los riesgos que la amenazan, y la importancia de una respuesta rápida y efectiva para reducir los efectos negativos de un siniestro. Podemos aplicar nuestra experiencia en desarrollar el plan de contingencia que necesita tu organización. Contacta con nosotros.